6 pasos para lograr la implementación y certificación de la norma ISO 9001

La necesidad de implementar un Sistema de Gestión de Calidad es cada vez mayor en las empresas. La norma ISO 9001 es un modelo de gestión de la calidad que asegura la mejora del desempeño y eficacia de las organizaciones a través de la mejora continua; su implementación y certificación puede hacerse de manera óptima teniendo en cuenta los siguientes pasos.

Paso 1: análisis y diagnóstico

En primer lugar, la norma ISO 9001 indica que se debe conocer el estado actual de la organización con el objetivo de planear la implementación del sistema, es decir, se debe establecer el punto de partida. Para ello se plantean diversas preguntas tales como:

• ¿En qué estado se encuentra la empresa? (Si está comenzando, si cuenta con sistemas y procesos, si está preparada para un cambio, etc.)
• ¿Qué es lo que está haciendo actualmente? (Control de sus operaciones, su relación con clientes y con otros recursos)
• ¿Cómo lo está haciendo?
• ¿Qué es lo que debe hacer?
• ¿Qué es lo que no debe hacer?
• ¿Cómo lo debe hacer?
• ¿Qué pasos debe seguir?
• ¿Hasta dónde quiere llegar?

Paso 2: documentación y diseño

Después de conocer el estado de la organización, se deben documentar todos sus procesos actuales con el fin de tener una visión más clara sobre la información e interacción que estos comprenden; a esto, la norma ISO 9001 lo denomina mapeo de procesos.

Luego de esto, se debe definir la política y el plan de calidad, siendo la política de calidad el documento que indica el objetivo principal de calidad, el compromiso con el cliente y la manera para lograrlo a través de la mejora continua. Además, el plan de calidad debe indicar qué procedimientos y recursos deben aplicarse; quién los aplica, cómo y en qué momento.

Paso 3: capacitación

Capacitar al personal puede ser uno de los grandes retos en el camino hacia la implementación y certificación de la norma ISO 9001 pues la resistencia al cambio se hace evidente. Es necesario que el recurso humano adopte una mentalidad de cambio, en la que perciban el Sistema de Gestión de Calidad como una herramienta de mejora para las actividades de la empresa.

Vea también: Errores al implementar un Sistema de Gestión de Calidad

Finalmente, es necesario que todo el recurso humano trabaje en sintonía con el Sistema, de lo contrario este no funcionará como se espera.

Paso 4: implementación

Una vez diseñado el Sistema de Gestión, hay que ponerlo en marcha. Aquí, el personal comienza a hacer uso de esta herramienta. Todos los procesos que anteriormente se llevaban a cabo de una u otra manera ahora se realizan de acuerdo a lo establecido en la documentación del sistema y el plan de calidad. Es decir, la nueva estructura entra en vigencia.

Paso 5: auditorías internas y acciones correctivas

Cuando el Sistema entra en funcionamiento, la norma ISO 9001 dicta que debe haber revisiones constantes para evidenciar cómo está operando, detectar fallar y corregirlas, pero también para divisar oportunidades de mejora.

Las fallas encontradas en las auditorías internas deben ser tratadas por medio de acciones correctivas y preventivas, también es posible tomar en cuenta las actividades que han tenido mayor impacto positivo en el Sistema y aplicarlas a las áreas o procesos en los que el impacto del Sistema es más débil.

Paso 6: auditoría externa y certificación

Las auditorías externas se llevan a cabo por parte de un organismo certificador. Incluso antes de ser auditados con este fin es necesario que haya una pre-auditoría externa y que las observaciones aquí encontradas sean debidamente tratadas. La pre-auditoría es la preparación para la auditoría de certificación.

Para la certificación de la norma ISO 9001 en una organización, un organismo certificador debe auditar la compañía y, en caso de encontrar No Conformidades menores o mayores, dar un plazo de 30 días para que la empresa trabaje en ellas y las solucione desde la causa raíz. En caso de que la organización no mitigue dichas No Conformidades, la certificación es rechazada y la compañía tendría que hacer todo el proceso nuevamente.

Un Sistema de Gestión de Calidad, como la norma ISO 9001, permite ordenar el accionar de una compañía mientras busca su crecimiento, la mejora continua y la reducción de los costos operativos.

Adquiera Daruma Software para sistematizar ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18001 entre otros modelos de mejora y excelencia acorde a las necesidades en su organización.

La Excelencia empresarial conlleva a fortalecer y adecuar modelos de excelencia que encaminen prácticas sobresalientes y de alto rendimiento en todos los procesos y/o áreas de la organización para el logro de los objetivos estratégicos

[rev_slider alias=»prueba»]

[su_note radius=»8″]Descargar Infografía sobre las Ventajas de implementar ISO 9001 en su empresa Ver archivo[/su_note]

Ejemplos de ética empresarial en el lugar de trabajo

Sus empleados enfrentan dilemas éticos todos los días en el lugar de trabajo. Pueden sentirse tentados a abandonar el trabajo temprano, tomarse el crédito por el trabajo de otros y mentirle a un posible cliente para que firme la póliza de seguro, compren el servicio o producto que están vendiendo. La clave para fomentar una ética empresarial sólida en su empresa es crear una política ética que describa claramente qué es un comportamiento aceptable e inaceptable.

Ejemplo 1: Engañando a la Compañía

Una política de ética sólida debe describir claramente el procedimiento que deben seguir los empleados si necesitan ausentarse, irse temprano o llegar tarde. Si no especifica estos procedimientos, los empleados podrían sentirse tentados a manejar el tiempo por sí mismos. Podrían decir que se encontrarán con un cliente al final del día de trabajo cuando, en cambio, se van temprano para ver un juego de pelota en la televisión. Podrían decir que están en un taller durante la primera mitad del día, cuando en vez de eso, están durmiendo un poco más. Asegúrese de que su política de ética contenga una disposición que le indique a sus empleados cómo pueden solicitar tiempo libre incluso para asuntos personales. La comunicación abierta es una alternativa mucho mejor que el escabullirse cuando los empleados intentan ocultar los motivos de sus ausencias o partidas tardías.

Ejemplo 2: Trabajando con clientes

Su política de ética también debe dejar en claro que los trabajadores deben tratar a los clientes y usuarios de manera justa y honesta. Esto significa prohibir que los empleados mientan a clientes potenciales o les brinden información engañosa. Los empleados no deben ocultar el precio real de un servicio, póliza o producto en un esfuerzo por engañar a los clientes para que se registren. Tampoco deben prometer más de lo que su servicio o producto puede ofrecer. Los empleados nunca deben intimidar u hostigar a los clientes potenciales. Su política de ética debe indicar con qué frecuencia sus trabajadores pueden contactar a clientes potenciales, a qué horas del día y qué es exactamente lo que pueden y no pueden decir durante sus conversaciones.

Te puede interesar: cómo aumentar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad

Ejemplo 3: Comportamiento abusivo

Cualquier política de ética efectiva prohíbe el comportamiento abusivo en su lugar de trabajo. Este tipo de comportamiento puede tomar muchas formas. Los empleados pueden involucrarse en acoso sexual, intimidar a otros trabajadores, contar chistes inapropiados u ofensivos, mostrar pornografía en la pantalla de su computadora o robarle a sus compañeros de trabajo o la compañía. Su política de ética debe declarar explícitamente que todas esas acciones están prohibidas en el trabajo. También se debe especificar los castigos o las repercusiones de tales acciones.

Ejemplo 3: Comportamiento abusivo

Cualquier política de ética efectiva prohíbe el comportamiento abusivo en su lugar de trabajo. Este tipo de comportamiento puede tomar muchas formas. Los empleados pueden involucrarse en acoso sexual, intimidar a otros trabajadores, contar chistes inapropiados u ofensivos, mostrar pornografía en la pantalla de su computadora o robarle a sus compañeros de trabajo o la compañía. Su política de ética debe declarar explícitamente que todas esas acciones están prohibidas en el trabajo. También se debe especificar los castigos o las repercusiones de tales acciones.

Ejemplo 4: Crédito indebido

Algunos empleados pueden tratar de ascender en su empresa al tomar el crédito por el trabajo que otros empleados realmente realizaron. Esto puede tener un impacto negativo en la moral si no se cuestiona. Asegure que la política ética de su organización prohíba este comportamiento también. Tome en serio las quejas de los empleados cuando expresen que sus compañeros de trabajo están robando sus ideas o tomando el crédito de los informes, ventas, ideas o propuestas que realizan.

Conozca de primera mano como nuestro software para gestión de calidad pueden apoyar eficazmente los modelos de mejora y excelencia de su empresa.

Daruma Software

Fuente: smallbusiness.chron.com