Norma ISO 9001: pasos para su implementación y certificación

6 pasos para lograr la implementación y certificación de la norma ISO 9001

La necesidad de implementar un Sistema de Gestión de Calidad es cada vez mayor en las empresas. La norma ISO 9001 es un modelo de gestión de la calidad que asegura la mejora del desempeño y eficacia de las organizaciones a través de la mejora continua; su implementación y certificación puede hacerse de manera óptima teniendo en cuenta los siguientes pasos.

Paso 1: análisis y diagnóstico

En primer lugar, la norma ISO 9001 indica que se debe conocer el estado actual de la organización con el objetivo de planear la implementación del sistema, es decir, se debe establecer el punto de partida. Para ello se plantean diversas preguntas tales como:

  • ¿En qué estado se encuentra la empresa? (Si está comenzando, si cuenta con sistemas y procesos, si está preparada para un cambio, etc.)
  • ¿Qué es lo que está haciendo actualmente? (Control de sus operaciones, su relación con clientes y con otros recursos)
  • ¿Cómo lo está haciendo?
  • ¿Qué es lo que debe hacer?
  • ¿Qué es lo que no debe hacer?
  • ¿Cómo lo debe hacer?
  • ¿Qué pasos debe seguir?
  • ¿Hasta dónde quiere llegar?

Paso 2: documentación y diseño

Después de conocer el estado de la organización, se deben documentar todos sus procesos actuales con el fin de tener una visión más clara sobre la información e interacción que estos comprenden; a esto, la norma ISO 9001 lo denomina mapeo de procesos.

Luego de esto, se debe definir la política y el plan de calidad, siendo la política de calidad el documento que indica el objetivo principal de calidad, el compromiso con el cliente y la manera para lograrlo a través de la mejora continua. Además, el plan de calidad debe indicar qué procedimientos y recursos deben aplicarse; quién los aplica, cómo y en qué momento.

Paso 3: capacitación

Capacitar al personal puede ser uno de los grandes retos en el camino hacia la implementación y certificación de la norma ISO 9001 pues la resistencia al cambio se hace evidente. Es necesario que el recurso humano adopte una mentalidad de cambio, en la que perciban el Sistema de Gestión de Calidad como una herramienta de mejora para las actividades de la empresa.

Vea también: Errores al implementar un Sistema de Gestión de Calidad

Finalmente, es necesario que todo el recurso humano trabaje en sintonía con el Sistema, de lo contrario este no funcionará como se espera.

Paso 4: implementación

Una vez diseñado el Sistema de Gestión, hay que ponerlo en marcha. Aquí, el personal comienza a hacer uso de esta herramienta. Todos los procesos que anteriormente se llevaban a cabo de una u otra manera ahora se realizan de acuerdo a lo establecido en la documentación del sistema y el plan de calidad. Es decir, la nueva estructura entra en vigencia.

Paso 5: auditorías internas y acciones correctivas

Cuando el Sistema entra en funcionamiento, la norma ISO 9001 dicta que debe haber revisiones constantes para evidenciar cómo está operando, detectar fallar y corregirlas, pero también para divisar oportunidades de mejora.

Las fallas encontradas en las auditorías internas deben ser tratadas por medio de acciones correctivas y preventivas, también es posible tomar en cuenta las actividades que han tenido mayor impacto positivo en el Sistema y aplicarlas a las áreas o procesos en los que el impacto del Sistema es más débil.

Paso 6: auditoría externa y certificación

Las auditorías externas se llevan a cabo por parte de un organismo certificador. Incluso antes de ser auditados con este fin es necesario que haya una pre-auditoría externa y que las observaciones aquí encontradas sean debidamente tratadas. La pre-auditoría es la preparación para la auditoría de certificación.

Para la certificación de la norma ISO 9001 en una organización, un organismo certificador debe auditar la compañía y, en caso de encontrar No Conformidades menores o mayores, dar un plazo de 30 días para que la empresa trabaje en ellas y las solucione desde la causa raíz. En caso de que la organización no mitigue dichas No Conformidades, la certificación es rechazada y la compañía tendría que hacer todo el proceso nuevamente.

Un Sistema de Gestión de Calidad, como la norma ISO 9001, permite ordenar el accionar de una compañía mientras busca su crecimiento, la mejora continua y la reducción de los costos operativos.

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