Mes: junio 2016

Medir nuestros indicadores de procesos, aparte de ser un requisito de norma, como puede ser según el punto 8.3 de la norma ISO 9001, es una de las herramientas más aconsejables para medir la eficacia de tus procesos.

Según he podido ver a lo largo del tiempo, hay una serie de errores que van apareciendo con cierta recurrencia.

Los 6 errores más frecuentes con los indicadores de procesos, No establecer indicadores para todos los procesos:

No establecer indicadores para todos los procesos:

Previamente se habrá definido tu mapa de procesos y de ahí sacarás el listado de todos ellos. Los tendrás clasificados por procesos operativos, procesos de soporte y procesos estratégicos. La clasificación puede variar según el criterio que se tome. Pues bien, no caigas en el error de solo establecer indicadores para los procesos operativos. Ya sabemos que son los procesos más importantes, ya que son los que nos generan la actividad y con ello el dinero para seguir. Pero los procesos de soporte deben ser tomados con la misma importancia, ya que afectan directamente sobre los operativos y al igual ocurre con los estratégicos.

Demasiados indicadores:

Debemos establecer los indicadores justos y necesarios para conocer la efectividad de nuestros procesos, de todos nuestros procesos. Pero teniendo en cuenta que el balance entre el tiempo que necesitamos de monitoreo, el esfuerzo de registrar y posteriormente analizar esos datos nos debe compensar el beneficio de conocer el estado del indicador.

En definitiva, no perder el tiempo y paciencia en medir indicadores que no nos dicen nada. Los indicadores deben estar orientados a conocer el estado del proceso y poder tomar medidas para mejorarlo en caso de necesidad.

Mala formulación de los indicadores:

Ya tenemos claro qué indicadores debemos formular, pero ahora llega una labor bastante importante, que es su formulación o definición. Debes hacerte las siguientes preguntas:
Para que quiero esté indicador
Que me quiere transmitir este indicador?
Puedo medir fácilmente este indicador?
Me ayuda a controlar y mejorar mi proceso?
Como me doy cuenta que el indicador nos da datos que no me gustan?

Con estas preguntas y con la respuesta que obtengas te ayudaran a formular mejor el indicador. Piensa siempre que el propósito del indicador es medir, analizar, planificar y actuar sobre el proceso medido.

No establecer valores limite o de alarma al indicador:

Fájate en la ultima pregunta que te he hecho en el anterior apartado. Es fundamental que fijemos el valor de alarma o valor limite para saber si nuestro indicador está dentro de nuestros valores normales o aceptables. Te pongo un ejemplo, tienes establecido el indicador de plazos de entrega, lo estas midiendo cada trimestre y ves que rondas los valores de 3.5 días de entrega pero que en el trimestre ultimo del año has subido a 4.2, en principio no parece mucha diferencia, pero es importante? La respuesta es que no lo sabes. Si previamente no te has establecido el valor limite en 4, por ejemplo, no vas a establecer medidas correctivas para volver a estar dentro de tus limites.

Falta de análisis en los indicadores:

En muchas ocasiones los indicadores no son analizados correctamente. Y es que analizar no es lo mismo que registrar. TU deberes tomar todos los registros necesarios y según te hayas establecido, pero luego debes parar y ver todos esos registros, hacer un análisis y llegar a unas conclusiones. El análisis deberá hacerse por el propietario del proceso junto con la alta dirección, sería así lo ideal.

No establecer acciones correctivas cuando hemos superado los valores alarma o limité:

Es fundamental que cuando estamos haciendo el análisis de los datos y nos damos cuenta que nos hemos salido de nuestro camino, tomar medidas correctivas adecuadas para volver a el. El cómo hacerlo es tu elección, abrir una no conformidad con su tratamiento completo, abrir directamente una acción correctiva, hacer una tarea de corrección, lo importante es que lo hagas y quede evidenciado.

Fuente:http://clubresponsablesdecalidad.com/los-6-principales-errores-con-los-indicadores-de-procesos/