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ISO 9001:2015, DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE NO PUEDEN FALTAR

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Elaborar la documentaci�n requerida para implementar un sistema de gesti�n, es uno de los esfuerzos con mayor impacto en todo el proceso de la implementaci�n. En vista de que la norma ISO 9001:2015, est� pasando por un nuevo proceso de revisi�n, es importante tener en cuenta y conocer cu�les ser� los registros y documentos obligatorios.En la nueva revisi�n se encontrar�n nuevos t�rminos, no es indispensable adaptar los que ya son familiares y han sido implementados en la organizaci�n que laboras, ya que en los anexos del borrador se puede encontrar la siguiente nota:

Estructura y Terminolog�a

�No hay ning�n requisito para que los t�rminos utilizados por una organizaci�n sean reemplazados por los t�rminos usados en la norma ISO 9001:2015 para especificar los requisitos del sistema de gesti�n de calidad.

Las organizaciones pueden optar por utilizar t�rminos que se adapten a sus operaciones, por ejemplo, registros, documentaci�n, protocolos, etc., sobre t�rminos como informaci�n documentada.�

Cuando alguna cl�usula de la norma especifica que �la organizaci�n debe mantener informaci�n documentada� se refiere a documentos o procedimientos documentados. La organizaci�n debe mantener los siguientes documentos y registros de manera obligatoria:

Documentos obligatorios:

1. Alcance del sistema de gesti�n de calidad (4.3).

2. Alcance del SGC incluyendo los productos y servicios cubiertos y la justificaci�n de los requisitos que no se pueden aplicar.

3. Operaci�n de los procesos (4.4).

4. Informaci�n documentada para apoyar las operaciones de los procesos.

5. Pol�tica de calidad (5.2.2).

6. La pol�tica de la calidad tiene que estar disponible como informaci�n documentada.

7. Control de la producci�n y el servicio (8.5.1).

8. La informaci�n que define las caracter�sticas de los productos y servicios, las actividades a realizar, y los resultados que deben alcanzarse.

9. Informaci�n documentada requerida y determinada como es necesaria (7.5).

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10. Informaci�n documentada requerida por la norma, la determinada por la organizaci�n como es requerida; la de origen externo determinada como necesaria para la operaci�n y eficacia del sistema de gesti�n (7.5.1 A,B y 7.5.3.2).

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Fuente: http://www.diplomadosuc.com/blog/iso-9001_2015-documentacion/

 
24/02/2016El origen de las normas ISO se remonta a la d�cada de los ochenta y tienen como antecedente principal las normas brit�nicas BS 5750, de aplicaci�n al campo nuclear y sus predecesoras normas de aplicaci�n militar como la MOD 05/25 y la AQAP 149. El primer borrador de la famosa ISO 9001 as� como�9002, 9003 (tres modelos para el Aseguramiento de la Calidad), se empez� en 1985 aunque se public� por primera vez en 1987.

Como sabemos, en nuestros d�as la calidad es uno de los principales baluartes de las empresas y quiz�s el mayor objetivo de muchas dada la alta competitividad del mundo en el que vivimos y la creciente demanda de productos y servicios eficientes y eficaces. Para llegar a ello, se debe trabajar en los procesos y es justamente esto lo que hacen estas normas.

Los beneficios de implementar en una empresa sistemas basados en las normas ISO son muchos pero especialmente, podemos enumerar los siguientes:

1. Es bien sabido que existe una reducci�n de costes, derivado de la mejora de la rentabilidad, mayor eficiencia en �mbitos como la energ�a y el tiempo de trabajo, la mejor productividad, aumento del compromiso de los empleados, proveedores y �otros stakeholders, etc.

2. Crecimiento de las marcas a trav�s de la certificaci�n, ya que las normas se constituyen como una herramienta de marketing. Es una garant�a para una empresa contar con una certificaci�n internacional, una manera de posicionarse en el mercado como una instituci�n de prestigio a nivel mundial. En el mercado actual estas normas ayudan a las empresas no solo a ser mejores si no a abrirse caminos.

3. La confianza aumenta notablemente en las empresas que cuentan con la certificaci�n pues aseguran mayor satisfacci�n de sus clientes y usuarios que consumen productos y servicios de competitividad internacional, funcionando con procesos de alta calidad, que siguen normativas bien estudiadas por expertos y que para mantener su certificaci�n deben luchar por seguir estando a un buen nivel.

4. Adem�s de garantizar una mayor presencia en los mercados, las normas ISO aseguran suministros y servicios �ptimos, no solo en tiempos si no tambi�n en formas. Esto convierte a las empresas en entes eficientes en todos los niveles y �mbitos de relaci�n con sus interlocutores.

5. Tambi�n es una garant�a de una alta direcci�n comprometida con la sociedad y con sus clientes.

Las normas ISO son necesarias para dar seguridad a las personas y a las empresas. Es una forma de dar credibilidad, de aumentar la competitividad y de mejorar de manera continua. En un mundo complejo como el nuestro, es necesario contar con mecanismos de organizaci�n que nos permitan diferenciar una empresa que se esfuerza por dar lo mejor de s� de otra que no. Esto es la gran fuerza de las normas ISO.

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Fuente: http://blogdecalidadiso.es/el-origen-de-las-normas-iso-por-que-se-necesitan/

 
23/02/2016″El Sistema de Gesti�n de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es el desarrollo de un proceso l�gico y por etapas, basado en la mejora, la organizaci�n, la planificaci�n, la aplicaci�n, la evaluaci�n, la auditor�a y las acciones de mejora, con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

Los requisitos:

La Pol�tica de Seguridad y Salud de la empresa debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementaci�n del SST de la empresa para la gesti�n de los riesgos laborales.

2. Ser espec�fica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus peligros y el tama�o de la organizaci�n.

3. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa.

4. Debe ser difundida a todos los niveles de la organizaci�n y ser accesible a todos los trabajadores y dem�s partes interesadas, en el lugar de trabajo.

5. Ser revisada como m�nimo una vez al a�o y de requerirse, actualizada acorde con los cambios tanto en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo – SST, como en la empresa.

Por su parte las obligaciones m�s relevantes, dispuestas en el Decreto 1072 establecen que el empleador tendr� las siguientes responsabilidades, en el marco del Sistema de Gesti�n de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

1. Definir, firmar y divulgar la pol�tica de Seguridad y Salud en el Trabajo a trav�s de documento escrito: El empleador debe suscribir la pol�tica de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, la cual deber� proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo,

2. Asignaci�n y Comunicaci�n de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades espec�ficas en Seguridad y Salud en el Trabajo �SST a todos los niveles de la organizaci�n, incluida la alta direcci�n.

3. Integraci�n: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gesti�n, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.

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4. Gesti�n de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificaci�n de peligros, evaluaci�n y valoraci�n de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan da�os en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.»

Fuente:http://www.activolegal.com/web/index.php/noticias/actualidad/1021-definen-las-reglas-para-la-implementacion-del-sistema-de-gestion-de-la-seguridad-y-salud-en-el-trabajo

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23/02/2016Sabemos que trabajar con base en un sistema operacional como�un Sistema de Gesti�n de Calidad requiere de mucho orden, organizaci�n y una sistematizaci�n. En ese sentido, los �papeles� son una herramienta clave y fundamental, para asegurar precisamente lo que necesitamos.

La Norma ISO 9001, es muy clara en lo que refiere a la estructura documental de todo Sistema de Gesti�n.�La documentaci�n debe incluir la pol�tica de calidad, los objetivos, un manual de Calidad, procedimientos y la lista contin�a. En plena era digital y donde la �informatizaci�n� ha llegado a casi todos los rincones del mundo, plantea una gran interrogante: �es posible que podamos sustituir todos estos documentos en formato papel por su variante inform�tica? �qu� riesgos nos supone trabajar desde y con la computadora? �Qu� nos dice la Norma al respecto?

�Qu� nos dice la Norma ISO 9001 acerca de los �papeles�?

Lo primero que debemos tener presente y claro, es que la norma no fija la forma en que debamos tener la documentaci�n que requiere en tu sistema de gesti�n de calidad. Si�es un requisito, que la organizaci�n registre y documente aquellas operaciones que garantizan el correcto funcionamiento de los sistemas.

Cada organizaci�n debe encontrar la forma que mejor se adapte a su propio sistema y ritmo de trabajo. No por tener una mayor cantidad de documentos, el sistema funcionar� mejor. De hecho, durante las auditor�as es frecuente encontrar procedimientos o instructivos de trabajo �muy bonitos� pero nada funcionales. Es un ejemplo muy elocuente de documentos pensados para cumplir con �algo� y no para que sean usados por quienes deben hacerlo.

Dicho lo anterior, cada empresa debe evaluar que documentos puede por ejemplo, prescindir del papel y manejarlos o usarlos desde un monitor por ejemplo. Usar menos papel significa disminuir el volumen y gasto innecesario de papel, disminuir la carga administrativa de trabajo, los espacios de oficina, etc. Pero �atenci�n! Y mucho cuidado con caer en los extremos �qu� pasa si ocurre un problema el�ctrico y se quema el servidor de la empresa? C�mo en cualquier orden de la vida, tenemos que evaluar los pro y los contra de cada alternativa.

A continuaci�n, y para que podamos tomar una decisi�n m�s fundamentada, veamos los distintos niveles de documentaci�n que requiere la Norma.

Es en este es como debi�ramos orientar la documentaci�n de nuestro sistema de gesti�n de calidad:

Nivel 1. Manual de Calidad

La Norma nos pide que tengamos un manual en el que se incluya la�pol�tica de calidad. En ciertos casos se puede tener un �nico manual que incluya absolutamente todo los documentos de la empresa, pero lo m�s claro es tener separado el manual del resto. Una breve descripci�n acerca del sistema de gesti�n de calidad, y de cu�l es el camino que la empresa elige para cumplir sus objetivos, deben aparecer en dicho manual.

Lo importante es que este documento llegue a todos y cada uno de los empleados. Hoy en d�a es frecuente incluirlo en monitores ubicados en distintos sectores de la empresa. De esa forma se proyecta el manual cada cierto per�odo de tiempo. Si fuera el caso de una f�brica, un monitor instalado en la planta puede ser una buena idea.

Recuerda el�art�culo sobre tener un manual de calidad en dos p�ginas, ver�s que es posible.

Nivel 2.�Procedimientos e Instructivos de trabajo.

En este tipo de�documentos hay que tener bien claro para qu� y por qu� se hace. Qui�n lo lee tiene que ser capaz de entender c�mo se hace lo que se pretende transmitir. Sea en formato papel o digital, la persona debe acceder f�cilmente a este documento, y que le resulte claro y comprensible lo que all� est� escrito.

Nivel 3. Documentos externos al sistema.

Pueden incluir formatos o especificaciones de cliente, normas externas, codificaciones, reglamentaciones legales, entre otras.

�Qu� nos pide la Norma?�Que todos estos documentos est�n disponibles en el momento necesario y preciso, as� como en el lugar correcto. De nada sirve tener todas las especificaciones de un cliente por ejemplo, perfectamente guardado y prolijo, si el operario que las necesita no accede a ellas.

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Si nosotros encontramos la forma de incluirlas en una base de datos, que est�n disponibles en red para todos los operarios de la planta, por ejemplo �excelente! Si la empresa puede disponer de los recursos para asegurar que esos requisitos siempre est�n disponibles, �adelante! Lo que no puede ocurrir, es que por que no haya suficientes computadoras por ejemplo, las personas no puedan acceder a un documento.

Todo lo que hagamos debe servir para algo y cualquier cambio que facilite los procesos debiera ser considerado. Estudiar la relaci�n de compromiso que se establece entre las distintas formas de hacer las cosas es primordial. Como gestores de un Sistema de Gesti�n, debemos evaluar todas aquellas herramientas que faciliten los procesos y aseguren los est�ndares de Calidad definidos.

Fuente:http://clubresponsablesdecalidad.com/tu-sistema-de-gestion-de-calidad/
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